Как оформить возврат подотчетных сумм на счет

Возврат подотчетных сумм на расчетный счет

Возврат подотчетных сумм на расчетный счет — это один из видов финансовых операций, с которыми сталкиваются индивидуальные предприниматели и юридические лица. Не все компании используют кассы для выдачи и приема наличных. Сотрудникам компании проще вернуть неизрасходованные средства на р/с организации-работодателя, чем в кассу.

Возврат подотчетных сумм на расчетный счет
По общему правилу неизрасходованные подотчетные деньги нужно вносить в кассу организации.

Как происходит выдача средств под отчет

Предоставление денег компанией-работодателем своим сотрудникам на административно-хозяйственные, командировочные и другие нужды, связанные с ее рабочей деятельностью, является стандартной практикой. Эта процедура регламентируется Указанием ЦБ России № 3210-У/11.03.14 г.

Чтобы минимизировать оборот наличных, предприятия выполняют безналичные расчеты со своими работниками. Министерство финансов России в 2013 г. подтвердило возможность применения дебетовых и зарплатных карт для выплат подотчетных средств (см. письмо № 2-3-10/37209). Все сведения отображаются в акте об осуществлении безналичных расчетов.

Многих интересует, можно ли перевести неизрасходованные деньги на р/с предприятия и в какой срок это можно сделать, если работодатель перечислил подотчетные деньги на пластиковую карту.

Если сотрудник организации полностью не израсходовал подотчетные средства, предоставленные ему на хозяйственные и иные нужды или в командировке, он должен вернуть остаток:

  • до истечения периода, на который предоставлялись деньги;
  • сразу после командировки, больничного, отпуска (1 рабочий день), если на этот период приходится окончание срока выдачи подотчета.
Выдача средств
Выдача денег под отчет — одна из наиболее распространенных операций.

Варианты возврата авансов в российском законодательстве не прописаны. Поэтому работники предприятий могут возвращать аванс безналичными переводами и наличными деньгами в кассу. А если руководство компании операции с наличными свело к минимуму, тогда возврат средств безналичным переводом на р/с организации — единственный способ.

Сроки возврата денег

Сотрудник фирмы, получивший на рабочие нужды подотчетные деньги, обязуется отчитаться за них в бухгалтерии фирмы в течение 3 дней после завершения срока, на который они предоставлялись. Все расходы подтверждаются документально (чеками, накладными, прочими расходными документами).

Период предоставления денег под отчет сотруднику фирмы зависит от их целевого назначения:

  1. Командировочные расходы. За авансовые средства сотрудник компании обязан предоставить отчет в течение 3 дней после командировки.
  2. Хозяйственные нужды. Деньги на хозяйственные цели предоставляются на установленный период организацией-работодателем.
Читайте также:  Существующие виды расчетных счетов
Сроки возврата денег
Отчитаться за израсходованные средства работник обязан в срок.

Проверка бухгалтером авансового отчета, утверждение его начальством и полный расчет по нему работником, которому предоставлялись деньги, осуществляются не позже даты, установленной руководством компании.

Положение о расчетах с подотчетными лицами

Этот документ устанавливает единые правила выдачи подотчетных средств компаниями своим сотрудникам. Он позволяет контролировать целевое использование авансовых средств, правильно проводить расходные документы по бухгалтерии организации.

Порядок выдачи подотчетных средств следующий:

  1. Деньги под отчет предоставляются только сотрудникам организации, внесенным руководителем в соответствующий список лиц, которые вправе получать, расходовать подотчетные деньги. Перечень таких сотрудников утверждается приказом руководителя фирмы.
  2. На командировочные затраты получать средства вправе все сотрудники компании, с которыми официально подписан трудовой договор. Издается отдельный приказ для каждого такого работника, который подписывается руководителем предприятия.
Подотчетное лицо
Подотчетными лицами называют работников предприятия, получивших авансом денежные суммы.

Порядок возврата подотчетных средств таков:

  1. Работник, получивший деньги на командировку, хозяйственные, прочие нужды предприятия, обязан документально подтвердить целевое расходование аванса, вернуть остаток. Возврат средств работником акционерного общества осуществляется одним из доступных способов: внесением наличных денег в кассу, безналичным переводом на р/с компании, в т.ч. с помощью интернет-банкинга кредитной организации.
  2. При использовании онлайн-банка для возврата не использованных до конца командировочных или прочих авансов, выданных на административные расходы, работодатель возмещает работнику комиссию, которая взимается за безналичный перевод. Для этого рабочий должен представить в бухгалтерию заверенные копии расходных документов: выписку по банковскому счету и платежное поручение.

Деньги, предоставляемые сотрудникам на командировочные, представительские, административно-хозяйственные нужды и прочие затраты фирмы, являются подотчетными суммами (подотчетами).

Сотрудников, получающих эти средства под роспись, называют подотчетными лицами.

Как грамотно вернуть средства на счет компании

Сегодня большинство работодателей перечисляют зарплату авансовые средства своим сотрудникам на банковские карточки — пластиковые носители. Неизрасходованные деньги работник затем возвращает на работодателю на р/с фирмы с карточного счета через ЛК интернет-банкинга.

Возврат денег
Необходимо грамотно вернуть подотчетные средства на расчетный счет.

Возможность предоставления аванса, возврата неиспользованных средств через р/с, пластиковые носители фиксируется локальным актом компании. Например, руководитель вписывает такие денежные операции в учетную политику фирмы, составляет отдельное положение правил предоставления/возврата авансов рассматриваемыми лицами.

Сотрудник, который осуществляет возврат денег на р/с работодателя через личный кабинет интернет-банка, указывает в графе «Наименование платежа», что он возвращает остаток денег, выданных ему под отчет. Эта запись необходима, чтобы избежать налогообложения с возвращаемой суммы (без учета НДС, налога на прибыль ИП, АО).

Читайте также:  Как подключиться к эквайрингу от Промсвязьбанка

Если подотчетное лицо не указало в платежном документе, что перевод является возвратом неизрасходованных авансовых средств, тогда дополнительно оформляется пояснительная записка. Тогда проблем с налоговой организацией не возникнет.

Комиссия за перевод

При возврате подотчета за перевод может взиматься комиссия. Ее возмещение или прием в расходы АО зависит от того, что прописано в коллективном договоре (акте) компании. Этот документ устанавливает порядок возмещения командировочных и прочих затрат, связанных с деятельностью предприятия, безналичным переводом.

Если руководство организации не зафиксировало в акте возможность возврата остатка подотчета с помощью интернет-банка, в т.ч. возврат комиссии за такие транзакции, тогда работнику возвращать эти средства никто не обязан.

В коллективном договоре (акте) руководитель устанавливает:

  • суммы, виды возмещаемых расходов;
  • варианты перечисления авансов;
  • список документов, которые можно представлять для подтверждения расходов;
  • порядок возмещения комиссии, взимаемой финансово-кредитной организацией при безналичном переводе аванса на расчетный счет (р/с) фирмы.

Локальным актом устанавливается порядок возмещения сотрудникам всех видов расходов, которые осуществляются по указанию работодателя. Возможное возмещение комиссий при возврате авансовых средств через интернет-банкинг предварительно оговаривается и обязательно фиксируется документально.

Согласно ст. № 264/1/49 НК РФ, компания-работодатель вправе учитывать комиссии банковского учреждения, взимаемые за безналичные переводы, в налоговых выплатах от дохода, прочих расходах, которые связаны с деятельностью предприятия (например, с производством, реализацией продукции).

Оформление бухгалтерских проводок

Когда на р/с компании поступают денежные средства, выполняются соответствующие бухгалтерские проводки:

  1. Дт51, Кт71 — поступление неиспользованных авансов на р/с.
  2. Дт52, Кт71 — поступление на валютный счет неиспользованных авансовых средств.
  3. Дт73, Кт51, Кт52 — перечисление сотруднику банковской комиссии, изъятой у него за денежный перевод.
  4. Дт91, Кт73 — комиссия банковского учреждения, учтенная в расходах фирмы.

В первых двух случаях бухгалтер организации проводит документы на основе выписки из банковского учреждения. Дополнительные документы не требуются.

Проводки № 3 и № 4 фиксируются в бухгалтерии, только если возврат банковских комиссий предусмотрен локальным актом (коллективным договором) юридического лица.

Рейтинг
( 1 оценка, среднее 5 из 5 )
Александр Дмитриев/ автор статьи
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
OtkrytSchet.ru
Добавить комментарий