Как оформить перечисление задолженности с расчетного счета поставщикам

Для своевременного формирования состояния и величины долга перед сторонними компаниями в бухгалтерском учете компании-покупателя должна содержаться оперативная информация о том, сколько перечислено с расчетного счета поставщикам. Данная информация отражается и накапливается на счет 60.

Что такое счет 60 и какие расчеты по нему производят

В процессе ведения финансово-хозяйственной деятельности поставщиками называются компании, осуществляющие поставку собственной продукции, материалов, товаров или оказывающие услуги. Подрядчиками называются компании, выполняющие работы (например, строительно-монтажные, ремонтные или проектные) по договору подряда.

В бухгалтерском учете коммерческих организаций для отражения состояния учета расчетов с поставщиками (подрядчиками) предусмотрен общий одноименный счет 60, который в свою очередь имеет два субсчета:

• субсчет 60.1, предназначенный для отражения суммы долга перед контрагентами-кредиторами, возникающей в связи с полученными товарами, принятыми и выполненными услугами и работами, но на текущую дату неоплаченными;
• субсчет 60.2, предназначенный для отражения долга контрагентов-дебиторов, возникающей по поводу оплаченных средств поставщику за не полученные товары, работы или материалы.

Исходя из очередности событий хозяйственной деятельности, взаиморасчеты с поставщиками или подрядчиками могут привести как к возникновению дебиторской, так и к возникновению кредиторской задолженности у организации-покупателя (заказчика) перед контрагентами.

Как оформить бухгалтерскую проводку при перечислении средств поставщикам

Операции по перечислению денежных средств компаниям за товары, работы или услуги с расчетного счета организации — покупателя оформляются в учетной программе следующими бухгалтерскими проводками:

1. По дебету 60.1 По кредиту 51 — в случае, если первичным по времени было получение и постановка на учет товаров, работ или материалов от поставщика. Если суммы поставки и оплаты совпадают, то итоговое сальдо данных операций будет равно нулю.
2. По дебету 60.2 По кредиту 51 — в случае, если по условиям договора организация оплачивает поставщику аванс (предоплату) и только при получении денежных средств на счет отгружает товары, выполняет работы и оказывает услуги. В результате у оплатившей организации возникает дебиторская задолженность.

Перечень субсчетов может быть расширен для отражения расчетов в условных единицах (у. е.) или валюте иностранных государств.

В специализированных программах проводки формируются автоматически при проведении операций перечисления денежных средств по банку.

Аналитический учет расчетов

На счете 60 содержится полная информация о фактах хозяйственной деятельности, при этом возможностями учетных бухгалтерских программ предусмотрено предоставление аналитического учета расчетов — в разрезе контрагентов, договоров или счетов на оплату.

Аналитический учет позволяет сформировать полную информацию по каждому поставщику за заданный промежуток времени и содержит следующие сведения: наименование контрагента, список заключенных договоров, начальное сальдо, обороты за исследуемый период, итоговое сальдо, размер суммы долга, документы основания хозяйственных операций.

Результаты аналитического учета широко используются в управленческом учете для оперативного урегулирования возникающих задолженностей, для соблюдения сроков поставки и оплаты, в процессе формирования платежного календаря и бюджета движения денежных средств по подразделениям и организации.

Зачисление аванса поставщику

Условия заключенных договоров могут предусматривать перечисление аванса (предоплаты) за поставляемую продукцию, выполняемые работы или оказываемые услуги. В этом случае в бухгалтерском учете организации необходимо отразить перечисленный с банковского счета аванс на отдельном субсчете 60.2 бухгалтерской проводкой:

По дебету 60.2 По кредиту 51 — перечислена предоплата по договору (выставленному счету).

Погашение задолженности с расчетного счета

Оплата задолженности контрагентам за материалы, работы или товары, которые уже поступили в адрес организации, осуществляется чаще всего в безналичной форме с расчетного счета организации — должника. Обслуживающему банку направляется платежное поручение на перечисление денежных средств с указанием реквизитов получателя и его банка, а также назначения платежа, раскрывающего информацию, на основании чего возникла задолженность.

При исполнении банком поручения на перечисление денежных средств, величина задолженности уменьшается на данную сумму. Основаниями для погашения долга кредитору по платежному поручению с расчетного счета организации могут являться: условия заключенного договора, счет-фактура, счет, товарная накладная, акт сверки.

Как отразить операции в кассовой книге

Оплата поставщикам может производиться наличными денежными средствами. В этом случае оформляется расходный кассовый ордер, отражающий сумму выдачи денежных средств, фамилию, имя, отчество и паспортные данные получателя наличных средств, документ, подтверждающий предоставленные полномочия по получению наличных средств.

Операция погашения кредиторской задолженности отражается в кассовой книге по графе расходов следующей бухгалтерской проводкой:

По дебету 60.1 По кредиту 50.1 — выдано из кассы для погашения задолженности поставщику (название компании) через… (фамилия, имя, отчество доверенного лица).

В случае превышения оплаты над стоимостью поставленных товаров, выполненных работ или оказанных услуг, операция поступления в кассу излишне уплаченных денег поставщику оформляется приходно-кассовым ордером и отражается в кассовой книге по графе приходов следующей бухгалтерской проводкой:

По дебету 50.1 По кредиту 60.2 — приняты в кассу излишне оплаченные поставщику средства (название компании).

Примеры проводок при расчетах с поставщиками и подрядчиками

Типовые проводки в бухгалтерском учете покупателя, отражающие взаиморасчеты с поставщиками (подрядчиками):

Перечень типовых проводок может быть расширен, исходя из особенностей и валюты учета расчетов хозяйственных операций.