Депонированная заработная плата — оформление проводок

Зарплата переводится на карты персоналу по безналичному расчету или выдается через кассу фирмы. Во втором случае иногда работник не в состоянии забрать деньги вовремя. Невостребованные суммы отправляются на сохранение в кредитную организацию. Внесение на расчетный счет фирмы депонированной заработной платы оформляется бухгалтерией предприятия. Этот процесс регулируется действующим законодательством.

Что такое депонирование заработной платы

Хранение средств на депоненте практикуется в организациях, где ЗП получают наличными. Не каждый сотрудник забирает деньги своевременно. Часть суммы для выдачи персоналу задерживается в кассе. Если в отведенное время зарплата в полном объеме не выплачена, остаток начисленной суммы возвращается на р/с предприятия (п. 6.5 Указаний БР № 3210-У).

Налоговое законодательство в отношении депонирования

Заработная плата — это доход гражданина, полученный на территории РФ или за пределами страны (п.п. 6 п. 1 ст. 208 НК РФ). Поэтому она подлежит налогообложению, согласно п. 1 ст. 209 НК РФ, т. к. налогооблагаемые граждане обязаны платить налог на доходы физических лиц (п. 1 ст. 207 НК РФ).

Предприятия и организации, которые оплачивают труд наемных работников, выполняют для них роль налоговых агентов, согласно п.п. 1, 2 ст. 226, п.п. 1 п. 3 ст. 24 НК РФ. Работодатели обязаны вычесть из ЗП сотрудников сумму налога на доходы физических лиц и отправить ее в бюджет. Это относится и к суммам, выплаченным за трудовую деятельность, которые находятся на депоненте.

НДФЛ

По отношению к доходу в виде вознаграждения за труд налоговая ставка составляет 13% (п. 1 ст. 224 НК РФ). Денежную сумму для сотрудников по оплате труда фирма получает:

1. Из банка. НДФЛ переводится одномоментно с получением денег (той же датой) до начала раздачи зарплаты персоналу (п. 6 ст. 226 НК РФ).
2. Из наличных средств от выручки. Налог изымается непосредственно при выплате ЗП сотрудникам. Перечисление НДФЛ проводится на следующий день (п. 4 ст. 226 НК РФ).

Отчисления в ПФР, ФСС и ФОМС не увязаны с установленными числами для получения зарплаты и ее депонированием. Руководство обязано отдавать положенные суммы на пенсионное, социальное и медицинское страхование рабочих. Эти взносы оплачиваются до середины следующего месяца (ч. 5 ст. 15 ФЗ № 212).

Удержанные налоги с зарплаты (НДФЛ) поступают в бюджеты соответствующего уровня (федеральный, региональный, городской и т.д.). Они тратятся на поддержку бюджетных организаций (противопожарной охраны, силовых структур, детских садов, больниц и т. п.).

Где хранить депонированную зарплату: в банке или в кассе

В кассе работодателя наличность хранится в сумме, не превышающей принятого верхнего значения. Лимит определяется кредитной организацией. В начале года фирма договаривается с банком о величине кассового лимита. С этого момента запрещено превышать количество денег в кассе сверх оговоренного значения.

Исключение из этого правила представляют наличные, полученные в кредитном учреждении на ЗП, пособия по социальному страхованию и стипендии. Величина этих целевых средств высчитана заранее, поэтому они вправе храниться в кассе с превышением верхнего предела 3-5 дней, пока работодатель не рассчитается с коллективом. По прошествии срока, отведенного для выплат, излишки денег переправляют в банк.

Зарплату, положенную на депонент, оставляют на сохранение в помещении кассы, если не превышен установленный предел наличных. Иначе задепонированные средства подлежат отправке в банк, где у фирмы оформлен р/с.

Срок хранения

Депонированные средства хранятся 3 года (ст. 196 ГК РФ). По окончании отведенного периода времени ЗП с депонента считается доходом работодателя, т. к. остается невостребованной.

Обязаны ли депонировать зарплату малые предприятия

По процедуре, прописанной в п. 2 Указаний БР № 3210-У, малые предприятия и ИП вправе не согласовывать верхний предел наличности в кассе. Поэтому зарплату, которую рабочие не забрали, эти предприниматели хранят в сейфе.

Не розданная ЗП трактуется как задержанная по причине непрофессионализма руководства, если в зарплатном списке нет записей (штампов) о депонировании.

Чтобы не получить штраф, фирмы, работающие в этом сегменте экономики, все равно вынуждены делать бухгалтерские переводы остающегося вознаграждения за труд на депонент.

Как оформить депонирование заработной платы

В Указаниях БР № 3210-У прописана схема действий по переводу ЗП на депонент:

1. Кассир, закончив раздачу зарплаты сотрудникам, пишет «депонировано» (или ставит печать) в полях списка на выдачу напротив Ф.И.О. лиц, которые не явились за деньгами. В конце платежной ведомости он прописывает израсходованные денежные суммы и остаток наличных.
2. После сверки данных по списку и фактического остатка наличных он визирует зарплатную ведомость, которая будет сдана в бухгалтерию.
3. Бухгалтер делает проводку: Дт 70 Кт 76.04. Это означает, что невостребованные деньги со счета № 70 (сч. для расчетов по оплате труда) переводятся на спецсчет для ЗП, отправленной на депонент № 76.

Денежный перевод Дт 70 Кт 76.04 применяется, когда заработанные деньги не переданы работнику ввиду его отсутствия.

Как выдать депонированную зарплату

Порядок получения денег с депонента прописан во внутренних распоряжениях по организации. Чаще всего эти выплаты приурочены к авансу или следующей зарплате. Для этой цели может быть предусмотрено и выделенное время.

Действия работника

Рабочий, который хочет снять деньги с депонента, должен подойти к секретарю или бухгалтеру с просьбой о выдаче причитающихся средств. Согласно принятому распорядку, заявление об этом он может сделать в произвольной форме (устно или письменно). В назначенный день деньги будут выданы наличными или переведены на зарплатную карту.

Действия бухгалтера

Заявка на снятие денег с депонента регистрируется главным бухгалтером. Эти деньги учитываются как дополнительные поступления. Нужная сумма заказывается в банке бухгалтером по зарплате (кассиром), если выдача происходит наличными (проводка в кассу Дт 76.04 Кт 50). Если деньги с депонента перечисляется кредитной организацией на зарплатную карту сотрудника, то делается перевод Дт 76.04 Кт 51.

Уведомление о депонировании зарплаты

Если заработанные деньги ушли на депонент, бухгалтер уведомляет об этом рабочего. Уведомление составляется в произвольной форме. Это заверенная в бухгалтерии справка с информацией о перечислении денег на депонент.

Что делать, если работник так и не получил депонированную заработную плату

Иногда граждане не приходят за трудовым вознаграждением в течение задекларированного периода сохранения. Если 3 года истекли, то рабочий не вправе требовать возвращения суммы, которая лежала на депоненте (ст. 196 ГК РФ). Эти средства обращаются в доход фирмы. Операция оформляется бухгалтером в виде проводки Дт 76.04 Кт 91.01. Счет 91 предназначен для расчетов по депонентам, а п. 1 счета создан для списания с депонента ЗП по истечении времени сохранения.

Со списанных с депонентов средств взимается налог с прибыли, т. к. эти деньги числятся в качестве дохода по основному профилю фирмы.