Как выставлять счета на оплату от ИП

Для финансовых расчетов поставщик выставляет потребителю специфический документ под названием счет на оплату ИП. С его помощью подтверждается факт совершения сделки, и появляются основания для внесения оговоренной суммы денежных средств.

Назначение счета на оплату от ИП

Процедуры оптовой и розничной продажи товаров и оказания услуг должны сопровождаться оформлением сопутствующей документации. Продавцы обязаны предоставлять покупателям счета на оплату.

Сотрудничество между двумя контрагентами при совершении таких сделок осуществляется по следующему алгоритму:

1. Потенциальный потребитель связывается с поставщиком продукции. Начальный этап соглашения заключается в изъявлении желания покупателем приобрести изделия индивидуального предпринимателя.
2. Счет, выставленный продавцом, отправляется потребителю. Способ передачи документа устанавливается отдельно для каждого случая. Это может быть e-mail, заказное письмо с уведомлением либо личная доставка.
3. Покупатель проводит платеж. Указанная в квитанции сумма переводится на расчетный счет предпринимателя.
4. После зачисления средств продавец приступает к выполнению обязательств, оговоренных в соглашении. Потребитель получает товары или услуги, в зависимости от сферы деятельности частника.

Корректно составленный счет содержит информацию о контрагентах, включая банковские реквизиты для проведения платежа. Кроме того, в документе указывается наименование, стоимость единицы, количество продукции. Сумма выносится в отдельную колонку. Общий итог определяется сложением всех позиций.

Когда необходимо выставлять

В некоторых случаях долгосрочного сотрудничества стороны ограничиваются составлением договора. В таком соглашении оговариваются сроки совместной деятельности и объемы поставок. Отдельно прописывается итоговая стоимость закупки.

Если заказ продукции носит нерегулярный характер и количество периодически меняется, то счет нужно выставлять по каждой сделке. В платежном документе прописывается сумма для оплаты разовой покупки. Это не исключает необходимости заключения договора. В нем оговариваются стандартные условия сотрудничества.

ИП обязаны выставлять счета в следующих случаях:

1. Оформлять долгосрочное соглашение для проведения одноразовой сделки не обязательно. Выписывая платежную квитанцию, продавец принимает на себя ответственность по поставке товаров или услуг.
2. Покупателю срочно требуется продукция ИП при отсутствии времени на оформление документации. В такой ситуации допускается отложить составление договора на некоторое время. Поставщик отпускает потребителю заказанное количество товара на основании выставленного счета.
3. Если документальное сопровождение сделки проводится с применением ОСН и продажа оформляется от личного имени. Процедура регулируется п. 1 ст. 169 НК РФ.
4. В случае освобождения организации, ведущей деятельность на рынке, от уплаты налога на добавленную стоимость.

Как правильно выписать и заполнить

Российское законодательство точно обозначило перечень бумаг, которые относится к первичной бухгалтерии. На их основании подтверждаются приходно-расходные операции, учитываются активы, производимая продукция и предоставляемые услуги. Требования, предъявляемые правовыми стандартами к документам бухгалтерского учета, на счета не распространяются. Поэтому в законе не предусмотрены единые правила оформления. Допускается их выписывать в произвольной форме.

Реквизиты

Присутствие в шаблоне обязательных реквизитов — это базовое требование, которое российское законодательство предъявляет к корректно составленному счету.

К ним относятся:

1. Регистрационный номер документа и дата выставления. Нумерация начинается с 1 января текущего года и заканчивается 31 декабря.
2. Наименование компании поставщика и потребителя с указанием правовой формы. Индивидуальный предприниматель пишет ИП и ФИО, общество с ограниченной ответственностью — ООО и название фирмы.
3. Фактические юридические адреса контрагентов, по которым ведется деятельность.
4. Частник указывает свой ИНН, предприятие дополняет сведения КПП.
5. Платежные реквизиты для банковских операций.
6. Предмет договора купли-продажи. Здесь прописывается наименование продукции или услуги в соответствии с сертификатом.
7. Объем поставки.
8. Цена единицы.
9. Итоговая сумма. Рассчитывается перемножением п. 7 и п. 8. Если предметом сделки является несколько товаров, результат определяется сложением всех позиций.
10. Цифра из п. 9 прописью.
11. Завершающая графа счета — подписи обоих контрагентов.

Правила оформления

Произвольный формат допускает изменять порядок размещения информации. Бухгалтерской практикой установлена стандартная форма счета, удобная для заполнения и последующей обработки поставщиком и потребителем.

Бланк должен выглядеть следующим образом:

• верхнюю позицию документа занимает шапка, содержащая сведения о контрагентах;
• ниже указываются платежные реквизиты для банковских операций между продавцом и покупателем;
• дальше прописывается номер регистрации, соответствующий записи в журнале учета, и дата выписки;
• несколько следующих позиций занимает накладная на отпуск продукции (цена, объем поставки, суммарная стоимость сделки);
• отдельной строкой обозначается НДС;
• завершающая графа — личные подписи обеих сторон.

Допускается дополнять шаблон особыми условиями по аналогии с договором купли-продажи. Можно отдельно оговорить требования к качеству товаров, граничные сроки поставок и т.п.

Сроки оплаты

О сроках проведения платежной операции контрагенты договариваются при заключении соглашения. Для этого в формуляре оформляется специальный раздел. В нем отдельно обозначается ответственность сторон за уклонение от выполнения обязательств. В альтернативном варианте время оплаты прописывается в одной из строк выставленного счета.

При выявлении ошибки в банковских реквизитах в момент выполнения платежа нужно незамедлительно сообщить о нарушении. Поставщик или покупатель, неправильно заполнивший документ, уведомляется об этом специальным письмом. В таких случаях сроки продлеваются до окончания разбирательства.

Особенности

В зависимости от категории предмета договора порядок оформления имеет свои особенности. Счета на оплату товаров отличаются от квитанций за оказанные услуги. Особое внимание уделяется системе налогообложения.

За грузоперевозки

Индивидуальные предприниматели, специализирующиеся на грузоперевозках, заполняют несколько дополнительных документов.

К ним относятся:

• двухстороннее соглашение на перевозку;
• ходатайство об оказании транспортных услуг;
• ТТН о передаче груза;
• счет-фактура для плательщиков НДС или счет на оплату для частников, которые не отчисляют в бюджет налог на добавленную стоимость.

Индивидуальный предприниматель должен указывать в документации исключительно достоверные данные. Запрещено завышать или преуменьшать фактический вес груза для необоснованного увеличения стоимости транспортных услуг по его перевозке. Если при проверке соответствующими органами выявляется умышленное искажение фактов, виновное лицо ожидают санкции. Высшая мера наказания — лишение лицензии на деятельность.

Как выставить счет с НДС

Индивидуальные предприниматели, работающие на общей системе налогообложения, обязаны часть дохода отчислять в бюджет. При выставлении счетов допускается отражать налог на добавленную стоимость 2 способами:

1. Включением НДС в конечную сумму сделки. В документе указывается итоговая стоимость предмета договора с учетом бюджетных отчислений. Размер обязательного платежа прописывается особым пунктом. Для этого в бланке создается специальная строка.
2. Выделением в выставленном счете налога на добавленную стоимость в отдельную графу. Итоговый результат сделки вычисляется суммированием НДС и полной стоимости поставки.

Без НДС

Индивидуальные предприниматели, осуществляющие деятельность на УСН или ЕНВД, все обязательные отчисления в государственный бюджет объединяют в единый платеж. Основания отсутствия необходимости отдельных налоговых отчислений с указанием системы налогообложения нужно указывать при выставлении счета.

Основные ошибки при выставлении счета

Наиболее частые ошибки:

• некорректное заполнение шапки;
• неверные реквизиты;
• разные даты на экземплярах контрагентов;
• отсутствие расшифровки подписей;
• превышение пятидневного срока с момента совершения сделки.

Некоторые предприниматели умышленно затягивают выписку счетов для отсрочки оплаты НДС.

Образец счета на оплату от ИП и шаблон

Документ можно выписывать на бумаге стандарта А4 или на официальном бланке предприятия. Допустимые форматы шаблона на электронных носителях — Word, Excel, PDF.

Чем отличаются счета на оплату от ООО и ИП

Единственная разница заключается в количестве подписей. ИП расписывается на счете единолично. От организации документ подписывает директор ООО и главный бухгалтер.