Когда поставщик оказывается ненадежным и нарушает сроки поставки товаров, покупатель по праву может вернуть уплаченную сумму. В таком случае необходимо составить письмо о возврате денег на расчетный счет, образец которого предприятие утверждает в своей учетной политике.
Когда оформлять такое заявление
Если контрагент в устной форме отказывается вернуть излишне уплаченную сумму, то составление письма — это единственный способ начала разрешения споров. Только оформленное на носителе требование может быть рассмотрено судом. А при возникновении вопросов, связанных с деньгами, нельзя быть уверенными, что контрагент их вернет. Всегда есть вероятность, что придется обратиться в судебные органы для урегулирования спорного вопроса.
Правила составления писем на возврат средств
Любая корреспонденция для контрагента (например, для руководителя) должна быть оформлена на бумажном носителе или в электронном виде при наличии электронного документооборота между фирмами. При написании письма надо придерживаться делового стиля, лаконичности и ясности в тексте.
Документ обязательно должен иметь название, формулировка которого выбирается организацией самостоятельно. Главное, чтобы по наименованию было сразу понятно, о чем пойдет речь в письме. Претензия составляется на имя ответственного лица, например руководителя отдела или генерального директора. Требование составляется в 2 экземплярах, чтобы у каждой стороны взаимного сотрудничества были официальное подтверждение обращения и отметка о получении требования.
Какая информация должна содержаться в тексте
В шапке письма должны содержаться данные о фирме, которая направила документ, с обязательным указанием адреса из ЕГРЮЛ или ЕГРИП, а также наименование, место регистрации и фактического местоположения предприятия-ответчика.
По желанию в претензию могут быть включены дополнительные идентификационные реквизиты:
- ИНН;
- КПП;
- номер телефона;
- сайт.
Среди них:
- договор;
- платежное поручение уплаченной суммы с отметкой банка;
- акт сверки;
- счет на оплату товаров, работ или услуг;
- акт выполненных работ или ТОРГ-12.
В тексте письма должны быть обозначены сумма к возврату и реквизиты банковского счета.
Требование подписывается генеральным директором, руководителем или уполномоченным на это лицом с указанием документа, наделяющего его правом подписи. Проставляются дата и печать (при наличии).
Образцы писем
Так как унифицированной формы таких писем нет, предприятия самостоятельно разрабатывают шаблоны. Можно создать один или несколько образцов.
Основное правило — наличие всех обязательных реквизитов, к которым относятся:
- наименование организации и адрес ее нахождения;
- наименование контрагента, адрес регистрации фирмы и фактическое местоположение;
- дата, номер составленного письма, город;
- наименование документа;
- ФИО должностного лица и его подпись.
Желательно указать:
- реквизиты банковского счета, на который необходимо перечислить деньги;
- поле для отметки контрагента о получении письма;
- срок ответа на требование и срок перечисления денег, после истечения которого предприятие имеет право обратиться в суд.
Документ может называться «Письмо о возврате аванса (предоплаты)» или «Претензия». Его можно напечатать на официальном бланке предприятия (при наличии). Составляется письмо в 2 экземплярах — по одному для каждой стороны. На возвращенном документе должна быть отметка о принятии с датой, подписью и печатью, если она имеется. Возможно дополнительное указание регистрационного номера.
Общий шаблон
Предприятие может создать образец письма на возврат денежных средств. В нем указываются все обязательные реквизиты относительно вашего предприятия. Места для данных контрагента оставляются пустыми, но с подписью, что в них необходимо отразить. Незаполненными также остаются строки с причинами возврата и ссылок на договор или нормативно-правовой акт. Если в организации один расчетный счет, то его реквизиты можно сразу прописать в шаблоне. Если р/с несколько — поля оставляют пустыми. Образец можно скачать здесь.
Возврат при переплате поставщику
При наличии переплаты поставщику у фирмы-покупателя есть 2 варианта решения проблемы:
- оставить разницу у контрагента в счет следующих поставок в виде аванса, если услуги предоставляются постоянно;
- вернуть деньги при разовой покупке.
Если предприятие хочет вернуть оставшуюся сумму, то необходимо отправить письмо о возврате излишка. В основании своей просьбы следует указать на ошибочно перечисленные деньги.
К письму обязательно прилагаются:
- счет;
- акт выполненных работ или ТОРГ-12 при наличии;
- платежное поручение банка с электронно-цифровой подписью.
Возвращение аванса
Есть несколько причин, когда заказчик требует у исполнителя вернуть аванс:
- некачественный товар или выполненные работы;
- нарушение сроков оказания услуги, поставки товаров;
- исполнитель заявил о ликвидации;
- отсутствие необходимости в получении услуги.
Если подобные ситуации прописаны в договоре, то проблем с возвратом не будет. В противном случае заказчику, возможно, придется решать данный вопрос через суд, если исполнитель не захочет вернуть аванс.
В письме необходимо указать причину, по которой фирма хочет вернуть уплаченные средства, с отсылкой на пункт договора или статьи Гражданского кодекса. К требованию необходимо приложить договор и платежное поручение с отметкой банка.
.jpg)
Акт сверки
Перед составлением письма или вместе с ним должнику надо передать акт сверки, в котором указывается сумма долга. Форма акта в законодательстве не утверждена. Предприятия имеют полное право разработать ее самостоятельно. Данный документ составляется на основе бухгалтерских данных по актам выполненных работ и поступления оплат от контрагента. Составляется в 2 экземплярах, по одному для каждой стороны. Обязательно должна стоять подпись уполномоченного лица и печать (при наличии).
Акт сверки подтверждает факт наличия или отсутствия задолженности на дату составления. Если со сверкой не согласны, то составляется акт разногласий в 2 экземплярах, которые подписываются обеими сторонами.
Временные сроки
Срок исковой давности кредиторской задолженности составляет 3 года. Если в течение этого времени организация не попытается вернуть долг, то позднее это сделать не получится. Долг автоматически подлежит списанию.
Срок исковой давности начинает отсчитываться с того момента, когда организация должна была узнать о наличии задолженности. Если с одним контрагентом было заключено несколько договоров, по которым образовались долги, то данный срок рассчитывается по каждой невозвращенной сумме по отдельности.
Ответственность за невозврат платежа
Ответственность за неисполнение денежного поручения прописана в ст. 395 Гражданского кодекса РФ. Согласно п. 1 данной статьи сверх суммы долга по претензии контрагент может заплатить проценты, расчет которых ведется из ключевой ставки Банка России.
Берется ключевая ставка, действовавшая в период задолженности, умножается на сумму долга и на количество дней. Если в течение срока неоплаты действовало несколько разных ключевых ставок, то расчет ведется путем сложения каждой расчетной суммы.
Если в договоре, заключенном на выполнение данной услуги, прописаны обязанности сторон и штрафные санкции, то расчет производится на основании этого пункта. Сложные проценты или задвоение ответственности (уплата и штрафа и пени) запрещены пп. 4 и 5 ст. 395 ГК РФ.
Что делать, если деньги не поступили на счет
Если в указанную в письме дату средства на расчетный счет не поступили, необходимо связаться с контрагентом-должником и уточнить возможную причину:
- запущена процедура ликвидации или банкротства;
- организация перечислила деньги в банк, но они вернулись;
- финансово-кредитная организация не пропускает платеж у себя в системе;
- возникли проблемы со счетом;
- долг не был оплачен.
Если должник ликвидируется или проходит процедуру банкротства, то нужно уточнить, как будет происходить оплата по задолженности, и ждать ответа. В этом случае у контрагента лучше попросить письменный ответ, чтобы в дальнейшем можно было использовать данный документ при выставлении требований.
Возможна ситуация, когда финансово-кредитная организация не пропускает платеж у себя в системе.
Это может быть при:
- большой сумме перечисления;
- проверке платежа банком;
- вводе временной администрации;
- проблемах с обменом между банками.
Решить этот вопрос можно при обращении в финансово-кредитную организацию и выяснении причины неисполнения платежа.
Но перед обращением к банковским сотрудникам лучше проверить расчетный счет. Бывают ситуации, когда он заблокирован по решению налоговых органов или судебных приставов. Решение проблемы — выполнить требования исполнительных органов и подождать разблокировки счета.
Если же должник не оплатил сумму, указанную в письме, в обозначенный срок, то следующим шагом будет обращение в суд с исковым заявлением. К нему прикладываются копии документов, подтверждающих образованную сумму долга, и требование, которое доказывает, что предприятием были выполнены процедуры досудебного регулирования спора.
