Образцы составления письма на возврат денежных средств

Письмо о возврате денег на расчетный счет образец

Когда поставщик оказывается ненадежным и нарушает сроки поставки товаров, покупатель по праву может вернуть уплаченную сумму. В таком случае необходимо составить письмо о возврате денег на расчетный счет, образец которого предприятие утверждает в своей учетной политике.

Письмо на возврат средств
Вы можете написать письмо на возврат уплаченных средств если вам не доставили товар.

Когда оформлять такое заявление

Если контрагент в устной форме отказывается вернуть излишне уплаченную сумму, то составление письма — это единственный способ начала разрешения споров. Только оформленное на носителе требование может быть рассмотрено судом. А при возникновении вопросов, связанных с деньгами, нельзя быть уверенными, что контрагент их вернет. Всегда есть вероятность, что придется обратиться в судебные органы для урегулирования спорного вопроса.

Правила составления писем на возврат средств

Любая корреспонденция для контрагента (например, для руководителя) должна быть оформлена на бумажном носителе или в электронном виде при наличии электронного документооборота между фирмами. При написании письма надо придерживаться делового стиля, лаконичности и ясности в тексте.

Документ обязательно должен иметь название, формулировка которого выбирается организацией самостоятельно. Главное, чтобы по наименованию было сразу понятно, о чем пойдет речь в письме. Претензия составляется на имя ответственного лица, например руководителя отдела или генерального директора. Требование составляется в 2 экземплярах, чтобы у каждой стороны взаимного сотрудничества были официальное подтверждение обращения и отметка о получении требования.

Какая информация должна содержаться в тексте

В шапке письма должны содержаться данные о фирме, которая направила документ, с обязательным указанием адреса из ЕГРЮЛ или ЕГРИП, а также наименование, место регистрации и фактического местоположения предприятия-ответчика.

По желанию в претензию могут быть включены дополнительные идентификационные реквизиты:

  • ИНН;
  • КПП;
  • номер телефона;
  • сайт.
В теме письма указывают смысл обращения и причины его возникновения. Желательно прописать нормативно-правовые акты, регулирующие данные правонарушения. Подтверждающие документы подлежат не только указанию в тексте требования, но и прикладываются к нему.

Среди них:

  • договор;
  • платежное поручение уплаченной суммы с отметкой банка;
  • акт сверки;
  • счет на оплату товаров, работ или услуг;
  • акт выполненных работ или ТОРГ-12.

В тексте письма должны быть обозначены сумма к возврату и реквизиты банковского счета.

Требование подписывается генеральным директором, руководителем или уполномоченным на это лицом с указанием документа, наделяющего его правом подписи. Проставляются дата и печать (при наличии).

Образцы писем

Так как унифицированной формы таких писем нет, предприятия самостоятельно разрабатывают шаблоны. Можно создать один или несколько образцов.

Основное правило — наличие всех обязательных реквизитов, к которым относятся:

  • наименование организации и адрес ее нахождения;
  • наименование контрагента, адрес регистрации фирмы и фактическое местоположение;
  • дата, номер составленного письма, город;
  • наименование документа;
  • ФИО должностного лица и его подпись.
Читайте также:  Стоимость открытия расчетного счета для разных категорий клиентов

Желательно указать:

  • реквизиты банковского счета, на который необходимо перечислить деньги;
  • поле для отметки контрагента о получении письма;
  • срок ответа на требование и срок перечисления денег, после истечения которого предприятие имеет право обратиться в суд.

Документ может называться «Письмо о возврате аванса (предоплаты)» или «Претензия». Его можно напечатать на официальном бланке предприятия (при наличии). Составляется письмо в 2 экземплярах — по одному для каждой стороны. На возвращенном документе должна быть отметка о принятии с датой, подписью и печатью, если она имеется. Возможно дополнительное указание регистрационного номера.

Общий шаблон

Предприятие может создать образец письма на возврат денежных средств. В нем указываются все обязательные реквизиты относительно вашего предприятия. Места для данных контрагента оставляются пустыми, но с подписью, что в них необходимо отразить. Незаполненными также остаются строки с причинами возврата и ссылок на договор или нормативно-правовой акт. Если в организации один расчетный счет, то его реквизиты можно сразу прописать в шаблоне. Если р/с несколько — поля оставляют пустыми. Образец можно скачать здесь.

Шаблон письма
Образец письма на возврат средств.

Возврат при переплате поставщику

При наличии переплаты поставщику у фирмы-покупателя есть 2 варианта решения проблемы:

  • оставить разницу у контрагента в счет следующих поставок в виде аванса, если услуги предоставляются постоянно;
  • вернуть деньги при разовой покупке.

Если предприятие хочет вернуть оставшуюся сумму, то необходимо отправить письмо о возврате излишка. В основании своей просьбы следует указать на ошибочно перечисленные деньги.

К письму обязательно прилагаются:

  • счет;
  • акт выполненных работ или ТОРГ-12 при наличии;
  • платежное поручение банка с электронно-цифровой подписью.
Образец письма переплата
Письмо о возврате средств при переплате.

Возвращение аванса

Есть несколько причин, когда заказчик требует у исполнителя вернуть аванс:

  • некачественный товар или выполненные работы;
  • нарушение сроков оказания услуги, поставки товаров;
  • исполнитель заявил о ликвидации;
  • отсутствие необходимости в получении услуги.

Если подобные ситуации прописаны в договоре, то проблем с возвратом не будет. В противном случае заказчику, возможно, придется решать данный вопрос через суд, если исполнитель не захочет вернуть аванс.

В письме необходимо указать причину, по которой фирма хочет вернуть уплаченные средства, с отсылкой на пункт договора или статьи Гражданского кодекса. К требованию необходимо приложить договор и платежное поручение с отметкой банка.

Возврат аванса
Письмо на возврат аванса.

Акт сверки

Перед составлением письма или вместе с ним должнику надо передать акт сверки, в котором указывается сумма долга. Форма акта в законодательстве не утверждена. Предприятия имеют полное право разработать ее самостоятельно. Данный документ составляется на основе бухгалтерских данных по актам выполненных работ и поступления оплат от контрагента. Составляется в 2 экземплярах, по одному для каждой стороны. Обязательно должна стоять подпись уполномоченного лица и печать (при наличии).

Акт сверки подтверждает факт наличия или отсутствия задолженности на дату составления. Если со сверкой не согласны, то составляется акт разногласий в 2 экземплярах, которые подписываются обеими сторонами.

Акт сверки
Акт сверки взаимных расчетов.

Временные сроки

Срок исковой давности кредиторской задолженности составляет 3 года. Если в течение этого времени организация не попытается вернуть долг, то позднее это сделать не получится. Долг автоматически подлежит списанию.

Читайте также:  Как открыть расчетный счет в Тинькофф банке для ИП и ООО

Срок исковой давности начинает отсчитываться с того момента, когда организация должна была узнать о наличии задолженности. Если с одним контрагентом было заключено несколько договоров, по которым образовались долги, то данный срок рассчитывается по каждой невозвращенной сумме по отдельности.

Ответственность за невозврат платежа

Ответственность за неисполнение денежного поручения прописана в ст. 395 Гражданского кодекса РФ. Согласно п. 1 данной статьи сверх суммы долга по претензии контрагент может заплатить проценты, расчет которых ведется из ключевой ставки Банка России.

Берется ключевая ставка, действовавшая в период задолженности, умножается на сумму долга и на количество дней. Если в течение срока неоплаты действовало несколько разных ключевых ставок, то расчет ведется путем сложения каждой расчетной суммы.

Если в договоре, заключенном на выполнение данной услуги, прописаны обязанности сторон и штрафные санкции, то расчет производится на основании этого пункта. Сложные проценты или задвоение ответственности (уплата и штрафа и пени) запрещены пп. 4 и 5 ст. 395 ГК РФ.

Что делать, если деньги не поступили на счет

Если в указанную в письме дату средства на расчетный счет не поступили, необходимо связаться с контрагентом-должником и уточнить возможную причину:

  • запущена процедура ликвидации или банкротства;
  • организация перечислила деньги в банк, но они вернулись;
  • финансово-кредитная организация не пропускает платеж у себя в системе;
  • возникли проблемы со счетом;
  • долг не был оплачен.

Если должник ликвидируется или проходит процедуру банкротства, то нужно уточнить, как будет происходить оплата по задолженности, и ждать ответа. В этом случае у контрагента лучше попросить письменный ответ, чтобы в дальнейшем можно было использовать данный документ при выставлении требований.

При возврате денег из банка, необходимо сверить реквизиты, указанные в письме. Если должником была допущена опечатка, то нужно перезаполнить платежное поручение. В случае ошибки в требовании необходимо прислать уточнение банковских реквизитов.

Возможна ситуация, когда финансово-кредитная организация не пропускает платеж у себя в системе.

Это может быть при:

  • большой сумме перечисления;
  • проверке платежа банком;
  • вводе временной администрации;
  • проблемах с обменом между банками.

Решить этот вопрос можно при обращении в финансово-кредитную организацию и выяснении причины неисполнения платежа.

Но перед обращением к банковским сотрудникам лучше проверить расчетный счет. Бывают ситуации, когда он заблокирован по решению налоговых органов или судебных приставов. Решение проблемы — выполнить требования исполнительных органов и подождать разблокировки счета.

Если же должник не оплатил сумму, указанную в письме, в обозначенный срок, то следующим шагом будет обращение в суд с исковым заявлением. К нему прикладываются копии документов, подтверждающих образованную сумму долга, и требование, которое доказывает, что предприятием были выполнены процедуры досудебного регулирования спора.

Рейтинг
( 1 оценка, среднее 5 из 5 )
Александр Дмитриев/ автор статьи
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
OtkrytSchet.ru
Добавить комментарий